Giao tiếp bằng email không còn xa lạ khi các bạn tham gia hoạt động học tập ở trường lớp cũng như trong công việc. Vậy làm sao để viết một email bằng tiếng Anh gửi cho bạn hiệu quả? Trong bài viết dưới đây, IELTS Academic sẽ giúp bạn hiểu cách viết cũng như cung cấp các bài mẫu viết email bằng tiếng Anh gửi cho bạn chất lượng nhất!
Mục lục
Bố cục bài viết email bằng tiếng Anh cho bạn
Phần mở
Để mở đầu một email bằng tiếng Anh gửi cho bạn, chắc chắn chúng ta cần có lời chào hỏi và đề cập lý do gửi email hay chủ đề/ nội dung bao quát mà chúng ta muốn truyền đạt đến người bạn của mình.
Bạn có thể sử dụng các từ/cụm từ sau để viết lời chào trong email bằng tiếng Anh của mình:
- Dear + tên người nhận (VD: Dear Lily – Thân gửi Lily). Dấu phẩy “,’ sau cụm “Dear + tên người nhận” là không bắt buộc nhé!
Sau đó, chúng ta cần giới thiệu cho người nhận biết bạn là ai một cách ngắn gọn:
- I’m/ My name is + Tên của người gửi (VD: I’m Linda – Mình là Linda đây/ My name is Linda – Tên của mình là Linda)
Nếu bạn mới biết đến người bạn này ở lần gặp đầu tiên trước đó, bạn nên cung cấp thêm thông tin để người nhận thư có thể nhớ ra bạn là ai. Điều này cũng tạo sự tin tưởng ban đầu, tránh trường hợp người nhận thư hiểu nhầm là thư rác/spam.
- We met at Highland Coffee yesterday. – Chúng mình đã gặp nhau ở cà phê Highland hôm qua đó.
- I’m the man who gave you the umbrella on Monday afternoon. – Tôi là người đàn ông đưa ô cho bạn vào chiều thứ hai đây.
Tiếp theo, đừng quên gửi lời cảm ơn hoặc xác nhận với lá thư mà bạn của bạn đã gửi trước đó (nếu có)
- Thank you for your letter in which you invited me to join your conference. – Cảm ơn lá thư bạn mời tôi đến hội thảo.
- Thank you for your letter dated 12 November – Cảm ơn lá thư bạn gửi cho tôi vào ngày 12 tháng 11 nhé.
Nội dung tiếp theo, bạn cần đề cập lý do bạn viết email là gì
- I’m writing to ask for … (Tôi viết thư này để hỏi về…)
- In this letter, I would like to talk about…(Trong lá thư này, tôi muốn nói về…)
Tham khảo thêm: Viết đoạn văn về ngày 20-11 bằng tiếng Anh
Nội dung chính
Tùy vào mục đích của email, mà phần nội dung chính sẽ biểu đạt theo các cách khác nhau. Dưới đây là một số trường hợp thường gặp khi viết email bằng tiếng Anh gửi cho bạn.
- Email thông báo tin tức tốt/xấu
- I’m pleased/glad to inform/notify you that………. (Mình rất vui thông báo với bạn rằng…)
- You will be glad to hear that ….(Bạn chắc sẽ rất vui khi nhận tin rằng…)
- I regret to inform you that…. (Mình tiếc phải thông báo cho bạn rằng…)
- Email phàn nàn
- I’m writing to claim about …. (Mình viết thư để phàn nàn về..)
- I’m writing to express my dissatisfaction with… (Mình viết thư để bày tỏ sự không hài lòng với …)
- Email yêu cầu
- I would like to ask your explanation about …(Mình muốn hỏi bạn về việc giải thích cho…)
- I would particularly like to know… (Tôi đặc biệt muốn biết về…)
- I’m writing to ask you about…(Mình viết thư để hỏi bạn về việc…)
- Email đề cập đến các vấn đề đã/đang/sẽ trao đổi
- I’m writing to provide you with detail… (Mình viết thư để gửi bạn chi tiết về..)
- As you told me about the project, i think it had better…(Như bạn đã nói với mình về dự án, mình nghĩ sẽ tốt hơn ….)
- Email để kể lại chuyện/trải nghiệm
- I’m writing to tell you about.. (Mình viết thư để kể về…)
Phần kết
Trong phần kết của bài viết email bằng tiếng Anh gửi cho bạn, bạn sẽ bày tỏ mong muốn và nhắn nhủ với người nhận. Sau đó là ký tên.
Một số mẫu câu cho lời nhắn nhủ thường dùng như:
- I’m looking forward to V_ing ( Mình mong …)
- Hope to hear from you early (Mong nhận được phản hồi sớm từ bạn)
Phần ký tên được trình bày như sau:
Yours sincerely/Yours faithfully
(signed)
Ghi rõ họ tên
- Mở đầu chào hỏi bằng một tên cụ thể thì sẽ kết thúc bằng Sincerely, nếu chỉ chung chung là Dear Sir/Madam thì kết thúc dùng Faithfully
- Dấu phẩy “,” sau “Yours sincerely/ Your faithfully” là không bắt buộc. Tuy nhiên, bài viết email cần có sự thống nhất từ đầu đến cuối, tức là, nếu lời mở đầu với Dear có sử dụng dấu phẩy “,” thì phần kết cũng phải dùng và ngược lại.
Ngoài ra, có thể dùng “Best wishes” hoặc “Best regards” đối với lá thư thân mật hơn.
Xem thêm: Hướng dẫn cách viết mail cho thầy cô chi tiết
Lưu ý viết email bằng tiếng Anh cho bạn
- Email cần được viết ngắn gọn, súc tích.
- Tiêu đề Email cần tóm gọn được nội dung chính nhằm thu hút người đọc
- Trình bày email rõ ràng từng ý, tách đoạn phù hợp, không viết hoa toàn bộ lá thư để tránh gây cảm giác khó chịu cho người đọc.
- Highlight các ý chính nếu cần thiết.
- Kiểm tra tệp đính kèm ít nhất 2 lần trước khi nhấn nút gửi để tránh trường hợp gửi thiếu nội dung.
Các bài mẫu viết email bằng tiếng Anh gửi cho bạn
| Bài mẫu | Dịch |
| Dear Peter, Thank you for your last letter. I’m glad to know that you have been well. Today I would like to tell you about my summer vacation to HaLong Bay three weeks ago. My family and I decided to go to HaLong to blow off some steam. It’s the first time that we go there. We started at the Old Quarter. There have been various types of delicious food for us to try there, especially seafood. My favorite dish was crabs. I also found plenty of shops that sell unique souvenirs in HaLong. I went swimming and discovered many beautiful caves. How was your summer holiday? I would like to know all the details. I look forward to hearing from you soon. Best wishes, Minh Anh. | Peter thân mến, Cảm ơn bạn vì lá thư gần đây. Mình rất vui khi biết rằng cậu vẫn ổn. Hôm nay mình muốn kể cho cậu nghe về kỳ nghỉ hè của mình ở Vịnh Hạ Long ba tuần trước. Mình và gia đình quyết định đi Hạ Long để xả hơi. Đây là lần đầu tiên gia đình mình đến đó. Chúng mình bắt đầu xuất phát tại khu phố cổ. Có nhiều loại thức ăn ngon để mình và gia đình thưởng thức ở đó, đặc biệt là hải sản. Món ăn yêu thích của mình là cua. Mình cũng thấy rất nhiều cửa hàng bán đồ lưu niệm độc đáo ở Hạ Long. Mình đã đi bơi và khám phá rất nhiều hang động đẹp. Kỳ nghỉ hè của cậu như thế nào? Kể mình nghe nhé. Mình mong sớm nhận được thư từ cậu. Thân, Minh Anh. |
| Dear Lily, How are you? Long time no see. I heard that you are coming to Vietnam for a week, so I want to invite you to my hometown – Thanh Hoa Province I live in a beautiful town. Thanh Hoa is famous for its wonderful scenery such as Sam Son Beach, Le Loi Square,… I think you would love to go to the beach to swim in this hot weather. We are very proud of our local cuisine also. I will not spoil too much, you have to see them yourself. There are so many more things about my hometown that I hope you can see. I look forward to hearing from you soon. Hopefully we can meet again soon. Sincerely, Tuan Anh. | Lily thân mến, Bạn khỏe không? Lâu rồi không gặp. Tôi nghe nói rằng bạn sẽ đến Việt Nam trong một tuần, vì vậy tôi muốn mời bạn đến quê hương của tôi – Tỉnh Thanh Hóa Tôi sống ở một thị trấn xinh đẹp. Thanh Hóa nổi tiếng với những phong cảnh tuyệt vời như bãi biển Sầm Sơn, quảng trường Lê Lợi,… Tôi nghĩ bạn sẽ thích đi biển để tắm trong thời tiết nóng bức này. Chúng tôi cũng rất tự hào về ẩm thực địa phương. Tôi sẽ không tiết lộ quá nhiều, bạn phải tự mình xem chúng. Còn rất nhiều điều nữa về quê hương của tôi mà tôi hy vọng bạn có thể nhìn thấy. Tôi mong sớm nhận được hồi âm từ bạn. Hy vọng rằng chúng ta có thể gặp lại nhau sớm. Thân gửi, Tuấn Anh. |
| Dear My, How have you been? I haven’t heard from you for a long time so I will write you a letter to tell you about my life. My life has changed a lot since the last time we talked about two years ago. I graduated from high school and now I am a freshman. I had to say goodbye to lots of old friends but luckily I am still close friends with a few of them. My first year of university was quite tough. I had to try to make new friends. I am shy at first but eventually I had a best friend in class. The teachers at my university are very nice and knowledgeable. The subjects at university are quite difficult for me. I struggled a lot to get by. Now I am more used to my school schedule but I am still stressed. How about you? I want to know how your school life has been for the past year. I hope we keep in touch. Best wishes, Dieu Linh. | My thân mến, Dạo này bạn thế nào? Tôi đã không nhận được tin tức từ bạn trong một thời gian dài vì vậy tôi viết thư này để kể cho bạn nghe về cuộc sống của tôi. Cuộc sống của tôi đã thay đổi rất nhiều kể từ lần cuối chúng ta nói chuyện cách đây hai năm. Tôi đã tốt nghiệp trung học và bây giờ tôi là sinh viên năm nhất. Tôi đã phải nói lời tạm biệt với rất nhiều người bạn cũ nhưng may mắn là tôi vẫn còn là bạn thân của một vài người trong số họ. Năm đầu đại học của tôi khá khó khăn. Tôi đã phải cố gắng kết bạn mới. Lúc đầu tôi hơi nhút nhát nhưng cuối cùng tôi đã có một người bạn thân nhất trong lớp. Các giáo viên ở trường đại học của tôi rất tốt và kiến thức sâu rộng. Các môn học ở trường đại học khá khó đối với tôi. Tôi đã chật vật lắm mới có thể vượt môn. Bây giờ tôi đã quen với lịch học của mình hơn nhưng tôi vẫn khá căng thẳng. Còn bạn thì sao? Tôi muốn biết cuộc sống học đường của bạn trong năm qua như thế nào. Tôi hy vọng chúng ta vẫn giữ liên lạc. Chúc mọi điều tốt lành, Diệu Linh. |
| Dear Alex, I am so happy to receive that letter from you. I have missed you too. I have some advice for you and I hope that my advice will help you in some way. I am sorry to know that you are suffering from peer pressure at university in a new city. My advice for you is: Just stay focused on yourself because each person has their own way to shine. Moreover, you can take some time to relax and listen to music. I am glad to know that you have some close friends, try talking to them in your free time. About me, I also have been quite stressed because of school too. But I think it is just part of being a student. Sometimes, these things give us more motivation to study and work. Don’t give up! I hope you find my advice helpful. Please tell me more about your life. I would love for us to keep in touch. Sincerely, Mina. | Alex thân mến, Tôi rất vui khi nhận được lá thư từ bạn. Tôi cũng nhớ bạn quá. Tôi có một số lời khuyên cho bạn và tôi hy vọng rằng lời khuyên của tôi sẽ giúp bạn một phần nào đó. Tôi rất tiếc khi biết rằng bạn đang phải chịu áp lực từ bạn bè tại trường đại học ở một thành phố mới. Lời khuyên của tôi dành cho bạn là: Hãy cứ tập trung vào bản thân vì mỗi người có cách riêng để tỏa sáng. Hơn nữa, bạn có thể dành chút thời gian để thư giãn và nghe nhạc. Tôi rất vui khi biết rằng bạn có một số người bạn thân, hãy thử nói chuyện với họ khi rảnh rỗi. Về tôi, tôi cũng đã từng khá căng thẳng ở trường học. Nhưng tôi nghĩ đó chỉ là một phần của cuộc sống sinh viên. Đôi khi, những điều đó lại tiếp thêm động lực để chúng ta học tập và làm việc. Đừng bỏ cuộc nhé! Tôi hy vọng bạn thấy lời khuyên của tôi hữu ích. Hãy cho tôi biết thêm về cuộc sống của bạn nhé. Tôi mong chúng ta vẫn giữ liên lạc. Thân, Mina. |
| Dear Minh, How was your past week? I am writing this letter to tell you about my new job. I am now a full-time Marketing Intern in a company near my apartment. It is the first job that I have had since I have graduated from university. On the first day, I was welcomed by many people in the office. My manager seemed very careful and intelligent. An employee showed me around the company and we chatted a little bit. My job mostly includes writing content about the products. I found it really interesting and challenging too. I made some new friends at work. I feel happy when I go to work. That was my update on my first job. I hope to hear from you soon. Best regards, Lily. | Minh thân mến, Tuần qua của bạn như thế nào? Tôi viết thư này để nói với bạn về công việc mới của tôi. Tôi hiện là thực tập sinh Marketing toàn thời gian tại một công ty gần căn hộ của tôi. Đó là công việc đầu tiên mà tôi có kể từ khi tôi tốt nghiệp đại học. Vào ngày đầu tiên, tôi đã được chào đón bởi nhiều người trong văn phòng. Người quản lý của tôi có vẻ rất cẩn thận và thông minh. Một nhân viên đã chỉ cho tôi một vòng quanh công ty và chúng tôi trò chuyện một chút. Công việc của tôi chủ yếu bao gồm viết nội dung về sản phẩm. Tôi thấy nó thực sự thú vị và cũng đầy thách thức. Tôi đã kết bạn với một số người bạn mới tại nơi làm việc. Tôi cảm thấy hạnh phúc khi tôi đi làm. Đó là cập nhật của tôi về công việc đầu tiên của tôi. Tôi mong sẽ nhận được hồi âm của bạn sớm. Thân, Lily. |
Tổng kết
Như vậy, IELTS Academic đã giúp bạn hiểu rõ cách viết cũng như cung cấp các bài mẫu viết email bằng tiếng Anh gửi cho bạn. Bạn có thể xem thêm các bài mẫu tại Tự học IELTS Writing. Hi vọng qua bài viết này, bạn đã có tích lũy thêm những kiến thức tiếng Anh bổ ích!
Bên cạnh những bài mẫu này IELTS Academic sẽ giới thiệu đến bạn một trang web bổ ích đa lĩnh vực đó là UpFile. Đây là website cung cấp nhiều nguồn tài liệu chất lượng và hoàn toàn miễn phí ở đa dạng lĩnh vực sẽ giúp ích cho bạn trong việc học tập.
